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Instructions
pour l'utilisation des données personnelles
Table des matières
Introduction 1-3
Demande d'achèvement de la notification et du consentement à l'utilisation des données
personnelles4-7
Transferts vers une autre
congrégation 8
Dossier de congrégation 9
Refus de signer l'avis et le consentement à l'utilisation des données
personnelles 10-12
Utilisation de données personnelles
sans avis signé et consentement à l'utilisation de données personnelles 13-14
INTRODUCTION
1. "Les données personnelles" sont
des données qui permettent d'identifier directement ou indirectement une
personne, comme son nom, son adresse, son numéro de téléphone ou son âge, y
compris les photos et les vidéos. Les "données personnelles sensibles"
comprennent les données personnelles qui révèlent l'origine raciale/ethnique ou
les croyances religieuses d'une personne et les données concernant la santé
physique/mentale ou la vie sexuelle.
2. La réglementation sur la protection des
données exige qu'un proclamateur soit informé de la manière dont ses données
personnelles sont utilisées. Dans certaines circonstances, un proclamateur doit
consentir à ce que la congrégation et la succursale utilisent et transfèrent
ses données personnelles. Le non-respect de ces réglementations peut jeter
l'opprobre sur l'organisation et entraîner de lourdes amendes et/ou des
poursuites civiles ou pénales pour l'organisation, ainsi que pour les individus
- Rom. 13:1.
3.
L'avis et le consentement pour
l'utilisation des données personnelles (S-290) sont utilisés afin que :
(1) la congrégation puisse informer
correctement le proclamateur de l'utilisation de ses données personnelles ;
(2) le proclamateur ait connaissance des
informations fournies sur la page Utilisation des données personnelles dans la
section Politique de confidentialité sur jw.org ; et
(3) leproclamateur puisse consentir à
l'utilisation et au transfert de ses données personnelles pour certaines
activités religieuses.
DEMANDER DE COMPLÉTER L'AVIS
ET LE CONSENTEMENT POUR L'UTILISATION DES DONNÉES PERSONNELLES
4. Un proclamateur, ou le titulaire de la responsabilité parentale
d'un proclamateur qui est mineur (moins de 14 ans), doit être invité par un
aîné à remplir un avis et un consentement pour l'utilisation des
données personnelles (S-290) dans les occasions suivantes :
(1) Lorsqu'un individu est nouvellement approuvé pour devenir un
proclamateur non baptisé ;
(2) Lorsqu'un proclamateur (baptisé ou non) s'installe dans la
congrégation et qu'une notification et un consentement signés pour
l'utilisation des données personnelles ne sont pas reçus avec la lettre
d'introduction ; ou
(3) Lorsqu'une personne est réactivée en tant que proclamateur ou
réintégrée en tant que Témoin de Jéhovah, que le proclamateur ait ou non signé
un avis et un accord sur l'utilisation des données personnelles.
5. Lorsqu'il invite une personne à remplir l'avis
et le consentement à l'utilisation des données personnelles, l'aîné doit
expliquer l'objectif du document comme indiqué au paragraphe
3 ci-dessus
et, si la personne le demande, fournir une copie imprimée de la page sur
l'utilisation des données personnelles qui se trouve dans la section Politique
de confidentialité sur jw.org.
L'avis
et le consentement à l'utilisation des données personnelles sont disponibles
dans plusieurs langues. Elle devrait être fournie à la personne dans la langue
qu'elle comprend le mieux.
L'aîné doit prendre le temps de répondre à
toutes les questions que la personne peut avoir.
La personne devrait avoir la possibilité de
lire la page complète sur l'utilisation des données personnelles et de renvoyer
l'avis et le consentement à l'utilisation des données personnelles signé dans un
délai raisonnable. Aucune modification de l'avis et du consentement à
l'utilisation des données personnelles n'est acceptée.
Toute modification doit être traitée comme un
refus de signer, comme décrit aux paragraphes 10 à 12 ci-dessous.
6 Le titulaire de la responsabilité parentale
peut signer l'avis et le consentement à l'utilisation des données
personnelles pour
un mineur. Lorsque le titulaire de la responsabilité parentale d'un proclamateur
mineur est invité à remplir le document au nom du mineur, le nom du mineur doit
être imprimé dans la partie supérieure du document.
Cependant, le mineur ne doit pas signer ou
dater le document. En général, le titulaire de la responsabilité parentale sera
l'un des parents du mineur ou les deux, mais il peut s'agir d'autres personnes
si, par exemple, cela est spécifié dans une décision de justice.
Les réglementations locales exigent que les
deux parents (ou le parent qui a obtenu la garde) signent la notification
et le consentement à l'utilisation des données personnelles au nom du
mineur. La signature et le nom du second parent, ainsi que la date, doivent
être inscrits en dessous de ceux du premier parent.
Lorsque le mineur atteint l'âge auquel il
n'est plus considéré comme tel, il doit être invité à signer et à dater la notification
et le consentement à l'utilisation des données à caractère personnel qui
figurent déjà
dans le dossier le concernant.
7. Les personnes qui ne sont pas encore des proclamateurs
non baptisés peuvent présenter des travaux d'élèves au cours de la réunion de
vie et de ministère même si elles n'ont pas signé la notification et
le consentement à l'utilisation des données personnelles. Il en va de même pour
un proclamateur inactif qui n'a pas encore signé l'avis et le
consentement à l'utilisation des données personnelles
Les anciens doivent obtenir le consentement
oral de l'élève, ou du titulaire de la responsabilité parentale de l'élève,
afin d'afficher le nom de l'élève sur le tableau d'information. Si l'élève ne
consent pas à l'affichage de son nom sur le tableau d'information, sa demande
doit être respectée.
TRANSFERTS VERS UNE AUTRE
CONGRÉGATION
8. Lorsqu'un proclamateur passe à une autre
congrégation, l'avis et le consentement signés pour l'utilisation
des données personnelles (S-290) doivent être envoyés à la nouvelle congrégation avec la
lettre d'introduction et les dossiers de l'proclamateur de la
congrégation (S-21).
Exceptionnellement, l'avis et le consentement à l'utilisation des
données personnelles signés ne doivent pas être envoyés à la nouvelle congrégation si
d'autres dossiers concernant cette personne sont conservés (voir paragraphe 9).
(Voir paragraphe 9.) Si le proclamateur a refusé de signer l'avis et le
consentement à l'utilisation des données personnelles, appelez le
Service Department avant d'envoyer une
lettre de présentation.
DOSSIER DE CONGRÉGATION
9. Le secrétaire de la congrégation est
responsable de la conservation des documents signés de la notification
et du consentement à l'utilisation des données personnelles (S-290) dans le
dossier de la congrégation. Chaque document original et signé doit être
conservé dans le dossier. Le secrétaire doit informer le corps des anciens si
quelqu'un refuse de remplir la notification et le consentement à
l'utilisation des données personnelles ou retire ultérieurement son consentement. L'avis
et le consentement à l'utilisation des données personnelles signés par un proclamateur
doivent être conservés dans le dossier de la congrégation aussi longtemps que
d'autres documents concernant cette personne sont conservés. L'avis
et le consentement signés pour l'utilisation des données personnelles d'un individu
qui a été exclu ou dissocié doivent être conservés dans l'enveloppe scellée.
REFUS DE SIGNER L'AVIS ET LE
CONSENTEMENT À L'UTILISATION DES DONNÉES PERSONNELLES
10. Un proclamateur adulte peut d'abord
refuser de signer l'avis et le consentement à l'utilisation des
données personnelles (S-290). Dans ce cas, l'aîné doit prendre le temps de répondre aux
questions de l'proclamateur. Souvent, une explication claire peut aider le
proclamateur à se sentir à l'aise pour signer l'avis et le
consentement à l'utilisation des données personnelles. Certains proclamateurs
peuvent s'interroger sur la signification de l'expression "organisations
coopérantes des Témoins de Jéhovah" qui figure sur l'avis et le
consentement à l'utilisation des données personnelles. Les Témoins de
Jéhovah opèrent dans le monde entier et utilisent diverses entités. (od
chap.
4 pars. 11-14) Ces entités sont décrites comme des "organisations coopérantes"
des Témoins de Jéhovah".
Le proclamateur doit être informé que la
congrégation ou la branche peut ne pas être en mesure d'évaluer son aptitude à
remplir certains rôles au sein de la congrégation ou à participer à de
nombreuses activités de la congrégation, comme servir en tant que pionnier
régulier, serviteur ministériel ou ancien. Cependant, le proclamateur ne doit
pas se sentir obligé de signer l'avis et le consentement à
l'utilisation des données personnelles. Il peut conserver une copie de l'avis
et du consentement à l'utilisation des données personnelles non signé,
car il
s'agit d'un avis sur la manière dont la congrégation utilise les données
personnelles conformément à ses objectifs légitimes.
11. Un titulaire de la responsabilité parentale peut refuser de
signer l'avis et le consentement à l'utilisation des données personnelles pour un proclamateur qui est mineur. Les données personnelles des
mineurs peuvent être utilisées comme indiqué au paragraphe
14 ci-dessous.
12. Si, à tout moment, un proclamateur informe les aînés qu'il
souhaite retirer son consentement à l'avis et au consentement à
l'utilisation des données personnelles, deux aînés
doivent immédiatement appeler le service d'assistance. Le secrétaire doit
écrire la date du retrait en haut de l'avis et du consentement à
l'utilisation des données personnelles.
UTILISATION
DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SANS AVIS ET CONSENTEMENT SIGNÉ POUR
L'UTILISATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
13. La congrégation peut utiliser et conserver, sur des documents
internes à la congrégation, les données personnelles d'un proclamateur adulte
qui n'a pas signé la notification et le consentement à l'utilisation des données
personnelles (S-290) figurant dans le dossier.
Cela comprend les données personnelles enregistrées dans les dossiers
du proclamateur de la congrégation (S-21), les
listes de contacts et d'autres informations liées au statut spirituel du'proclamateur.
Les aînés peuvent continuer à utiliser ces données personnelles nécessaires
dans la correspondance envoyée via le courrier électronique jw.org et au bureau
de la branche via jw.org. Une personne peut rester proclamateur (baptisé ou
non) sans avoir signé l'avis et le consentement à l'utilisation des
données personnelles. Un proclamateur qui
refuse de signer le document peut participer à toutes les activités de la
congrégation locale que le corps des anciens juge appropriées pour lui, sauf si
ces activités nécessitent l'utilisation de ses données personnelles au-delà de
ce qui est décrit dans ce paragraphe. Par exemple, les anciens peuvent décider
que le proclamateur peut participer aux tâches d'entretien et de nettoyage ou
aux tâches de la réunion Vie et Ministère. Cependant, son nom ou d'autres
données personnelles ne doivent pas être affichés sur le tableau d'information.
1.
14. Aucune donnée personnelle ne
doit être collectée pour un mineur qui n'a pas d'avis et
de consentement à l'utilisation des données personnelles signé à son nom et qui est un proclamateur non baptisé, et aucun dossier
du proclamateur de la congrégation ne doit
être conservé pour lui. Le rapport d'activité du service extérieur peut être
collecté auprès du mineur, à condition que son nom ne soit pas inscrit sur le
rapport. Le compte de l'individu et de son activité peut alors être ajouté au rapport
de service sur le terrain et de participation aux réunions de la congrégation (S-1) qui est soumis au bureau de la branche. Si le mineur est un proclamateur
baptisé, deux anciens doivent contacter le Service Department pour obtenir des
directives.
S-291-E Sp 1/22
